About Me

Graduado en la Universidad Nacional de Ingeniería en la especialidad de Ingeniería Civil. Diplomado en Gerencia de Proyectos y Calidad, en la Pontificia Universidad Católica del Perú, certificado como PMP (Project Management Professional) por el PMI (Project Management Institute-Pennsylvania, USA) conocimiento y dominio del PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Tuesday, December 11, 2018

CONTROL DE COSTOS Y PRODUCTIVIDAD EN OBRA DE MOVIMIENTO DE TIERRAS


1      EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO

En el mes de mayo del 2018 un grupo de responsables de controlar el planeamiento y los costos en los diversos Proyectos de construcción de una importante Empresa peruana, inician una serie de reuniones con la finalidad de obtener una herramienta sencilla y estándar para el control de los proyectos y elaborar resultados operativos de la obra. Como resultado de ello se llegó a la conclusión de que los proyectos serían controlados por procesos, ya que éste es un sistema simple y económico. Se entiende por proceso al grupo de partidas o actividades del Presupuesto de Obra Contractual, que son afines entre sí y se agrupan para facilidad de las mediciones in situ. 

Si dividimos un Proyecto en procesos identificables y mesurables, con responsabilidad y recursos específicos, será posible el análisis sistemático y riguroso de lo que hacemos y, como consecuencia, podremos diseñar procesos más eficientes en el manejo de los recursos. Operar por procesos nos va a permitir tener costos predeterminados y, por ende, nuestra competitividad.
El trabajo por proceso facilita la identificación y medición del logro, el cual debidamente reconocido, estimulará la motivación por la mejora continua y el aprovechamiento de las experiencia previas.

El sistema de control de costos por proceso hace hincapié en la acumulación de costos para cierto periodo de tiempo, determinado arbitrariamente que puede ser, semanal, quincenal o mensual.


2      ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO INTERNO
Para la elaboración del presupuesto operativo se identificaron las actividades o partidas similares del Presupuesto Contractual para agruparlas en procesos, la suma de los costos de cada proceso es el Presupuesto Operativo o Interno. Este presupuesto no incluye los gastos generales asociados al proyecto solo el costo directo.


3      ELABORACIÓN DE LINEA BASE DE MEDICIÓN
Eficacia y Eficiencia: Peter Drucker, considerado como el padre de la Administración Moderna, ha señalado que el desempeño de un Gerente puede medirse a través de dos conceptos; Eficacia y Eficiencia: Dice que eficiencia significa “hacer las cosas correctamente” y que Eficacia significa “hacer las cosas correctas”. En otras palabras ser Eficaz es terminar el trabajo en el tiempo estimado y ser Eficiente es utilizar solo el recurso estimado; los dos hacen ser competentes.

a)    La Eficiencia.- Se mide por la siguiente expresión matemática; para efectos de Controlar el Proyecto consideraremos como recursos los Costos Unitarios Estimado (Meta) y el Costo Unitario Real respectivamente.
              Eficiencia = Recurso Estimado 
                                Recurso Utilizado
Ejemplo:

              Equipo = Hora Maquina Estimado
                           Hora Maquina Real

              Recurso Humano = Horas Hombre Estimado
                                            Horas Hombre Real

b)    La Eficacia.- Se mide por la siguiente expresión matemática; para efectos de Controlar el Proyecto consideremos como producción los Avances Reales y Avances Estimados (Meta) respectivamente.
              Eficacia =    Producción Real      
                               Producción Planeada

Ejemplo:

              Excavación  =    Avance   Producción Real     
                                      Avance Producción Planeada

La combinación de la eficacia y la eficiencia nos da la herramienta necesaria para poder identificar los parámetros deficientes en la operación o los estimados en los proyecto.
Estos índices se dan para los tres rubros que comprende la operación: mano de obra, materiales y equipo; comparado con el avance de las respectivas actividades te da un ratio que se puede llevar semanalmente, mensualmente y anualmente.
Además de servir estos índices en la presente operación también nos sirve para realizar presupuestos de otros proyectos y así tener un número con un margen de error menor.


4      ELABORACIÓN DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO DE COSTOS


4.1  CONTROL DE EQUIPOS EN OBRA
El control de equipos en obra debe de ser minucioso y detallado para tener información de calidad, debe de realizarse de manera continua (diariamente), que sirva como base para los controles de costos y productividad. Los datos son recolectados por el Controlador de equipos de cada frente de trabajo en un formato establecido, la información debe ser igual a lo indicado en el parte de equipo que cada operador rellena y firma, el controlador de equipos deberá verificar la calidad de información dada en los partes de los equipos y digitalizar la información recolectada en una planilla Excel, esta labor puede realizarlo un asistente de oficina técnica con conocimiento de control de equipos.

a)    Control de Horómetro
En la planilla de equipos debe detallarse fecha, día, nombres y apellidos del operador, proveedor del equipo, grupo, código del equipo, horómetro inicial, horómetro final y las horas máquinas realizadas.


b)    Detalle de HM por Proceso
En cada frente de trabajo existirá un controlador de equipos encargado de detallar en obra el proceso que el equipo ejecuta, cada proceso tendrá un código para un mejor manejo de los datos (Por ejemplo: 2A - Excavación de suelos sueltos), de esta manera se tendrá un detalle de las actividades ejecutadas por cada equipo. También se debe indicar si existe algún equipo destinado al proyecto, ejecutando otras actividades ajenas o en alquiler a otras áreas.


c)    Horas de fallas mecánicas
Se debe detallar también las fallas mecánicas que hay tenido el equipo, indicando el tipo de falla si es con motor encendido o apagado y las horas máquina stand by por estos motivos.


4.2  CONTROL DE COSTOS EN OBRA
El control de costos es responsabilidad de un ingeniero (preferentemente Ingeniero Civil) encargado del análisis de la información y la elaboración de los Reportes Semanales de Control de Costos que sirva para corregir desviaciones que pudieran ocurrir (como sobrecostos), tener costos reales de los procesos (grupo de actividades o partidas) y rendimientos reales de los equipos y procesos.



  • Una vez consolidada la información semanal obtenida en la planilla de control de equipos, se obtendrán tablas dinámicas con las horas máquina por equipo y por actividad que multiplicada por las tarifas se obtendrá el costo final de toda la partida.
  • Se debe también incluir en los costos reales por cada proceso, que se hayan dado por mano de obra (esta información puede ser obtenida a travez de formatos y con apoyo del controlador de equipos).
  • Una vez obtenidos los costos reales también debe obtenerse la producción semanal (se entiende como producción al avance en unidades de la ejecución de la actividad).
  • Se tendrá que comparar el costo unitario real con el Costo unitario meta (que es el del presupuesto aprobado).
  • Finalmente se tendrá un consolidado por todo el proyecto comparándose el costo real vs Presupuesto.
  • Se comparará la cantidad de hm programadas vs. trabajados y en taller de mantenimiento donde se tendrán los siguientes indicadores:


4.3  DETALLE DE UTILIZACIÓN DE EQUIPOS
Se debe de llevar al detalle el control de la utilización de los equipos que es responsabilidad de un ingeniero (preferentemente Ingeniero Civil y/o Mecánico) encargado del análisis de la información y la elaboración de los Reportes Semanales que sirva para corregir desviaciones como mal uso de equipos, equipos con demasiado stand by por fallas mecánicas, disponibilidad mecánica de los equipos.
De esta manera se tendrá una adecuada comparación de los proveedores de alquiler de equipos que sirva para futuras selecciones.



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