1 EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
En el mes de mayo del 2018 un grupo de responsables de
controlar el planeamiento y los costos en los diversos Proyectos de
construcción de una importante Empresa peruana, inician una serie de reuniones con la finalidad de
obtener una herramienta sencilla y estándar para el control de los proyectos y
elaborar resultados operativos de la obra. Como resultado de ello se llegó a la
conclusión de que los proyectos serían controlados por procesos, ya que éste es
un sistema simple y económico. Se entiende por proceso al grupo de partidas o
actividades del Presupuesto de Obra Contractual, que son afines entre sí y se
agrupan para facilidad de las mediciones in situ.
Si dividimos un Proyecto en procesos identificables y
mesurables, con responsabilidad y recursos específicos, será posible el
análisis sistemático y riguroso de lo que hacemos y, como consecuencia,
podremos diseñar procesos más eficientes en el manejo de los recursos. Operar
por procesos nos va a permitir tener costos predeterminados y, por ende,
nuestra competitividad.
El trabajo por proceso facilita la identificación y
medición del logro, el cual debidamente reconocido, estimulará la motivación
por la mejora continua y el aprovechamiento de las experiencia previas.
El sistema de control de costos por proceso hace
hincapié en la acumulación de costos para cierto periodo de tiempo, determinado
arbitrariamente que puede ser, semanal, quincenal o mensual.
2
ELABORACIÓN
DE PRESUPUESTO INTERNO
Para la elaboración del presupuesto operativo se
identificaron las actividades o partidas similares del Presupuesto Contractual
para agruparlas en procesos, la suma de los costos de cada proceso es el
Presupuesto Operativo o Interno. Este presupuesto no incluye los gastos
generales asociados al proyecto solo el costo directo.
3
ELABORACIÓN
DE LINEA BASE DE MEDICIÓN
Eficacia y Eficiencia: Peter Drucker, considerado como
el padre de la Administración Moderna, ha señalado que el desempeño de un
Gerente puede medirse a través de dos conceptos; Eficacia y Eficiencia: Dice
que eficiencia significa “hacer las cosas correctamente” y que Eficacia
significa “hacer las cosas correctas”. En otras palabras ser Eficaz es terminar
el trabajo en el tiempo estimado y ser Eficiente es utilizar solo el recurso
estimado; los dos hacen ser competentes.
a) La
Eficiencia.- Se mide por la
siguiente expresión matemática; para efectos de Controlar el Proyecto
consideraremos como recursos los Costos Unitarios Estimado (Meta) y el Costo
Unitario Real respectivamente.
•
Eficiencia
= Recurso Estimado
Recurso Utilizado
Ejemplo:
•
Equipo
= Hora Maquina Estimado
Hora Maquina Real
•
Recurso
Humano = Horas Hombre Estimado
Horas Hombre Real
b) La
Eficacia.- Se mide por la
siguiente expresión matemática; para efectos de Controlar el Proyecto
consideremos como producción los Avances Reales y Avances Estimados (Meta)
respectivamente.
•
Eficacia
= Producción Real
Producción Planeada
Ejemplo:
•
Excavación = Avance Producción Real
Avance
Producción Planeada
La combinación de la eficacia y la eficiencia nos da
la herramienta necesaria para poder identificar los parámetros deficientes en
la operación o los estimados en los proyecto.
Estos índices se dan para los tres rubros que
comprende la operación: mano de obra, materiales y equipo; comparado con el
avance de las respectivas actividades te da un ratio que se puede llevar
semanalmente, mensualmente y anualmente.
Además de servir estos índices en la presente
operación también nos sirve para realizar presupuestos de otros proyectos y así
tener un número con un margen de error menor.
4
ELABORACIÓN
DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO DE COSTOS
4.1 CONTROL DE EQUIPOS EN OBRA
El control de equipos en obra debe de ser minucioso y
detallado para tener información de calidad, debe de realizarse de manera
continua (diariamente), que sirva como base para los controles de costos y
productividad. Los datos son recolectados por el Controlador de equipos de cada
frente de trabajo en un formato establecido, la información debe ser igual a lo
indicado en el parte de equipo que cada operador rellena y firma, el
controlador de equipos deberá verificar la calidad de información dada en los
partes de los equipos y digitalizar la información recolectada en una planilla
Excel, esta labor puede realizarlo un asistente de oficina técnica con conocimiento
de control de equipos.
a) Control de Horómetro
En la planilla de equipos debe
detallarse fecha, día, nombres y apellidos del operador, proveedor del equipo,
grupo, código del equipo, horómetro inicial, horómetro final y las horas
máquinas realizadas.
b) Detalle de HM por Proceso
En cada frente de trabajo
existirá un controlador de equipos encargado de detallar en obra el proceso que
el equipo ejecuta, cada proceso tendrá un código para un mejor manejo de los
datos (Por ejemplo: 2A - Excavación de suelos sueltos), de esta manera se
tendrá un detalle de las actividades ejecutadas por cada equipo. También se
debe indicar si existe algún equipo destinado al proyecto, ejecutando otras
actividades ajenas o en alquiler a otras áreas.
c) Horas de fallas mecánicas
Se debe detallar también las
fallas mecánicas que hay tenido el equipo, indicando el tipo de falla si es con
motor encendido o apagado y las horas máquina stand by por estos motivos.
4.2 CONTROL DE COSTOS EN OBRA
El control de costos es responsabilidad de un
ingeniero (preferentemente Ingeniero Civil) encargado del análisis de la
información y la elaboración de los Reportes Semanales de Control de Costos que
sirva para corregir desviaciones que pudieran ocurrir (como sobrecostos), tener
costos reales de los procesos (grupo de actividades o partidas) y rendimientos
reales de los equipos y procesos.
- Una vez consolidada la información semanal obtenida en la planilla de control de equipos, se obtendrán tablas dinámicas con las horas máquina por equipo y por actividad que multiplicada por las tarifas se obtendrá el costo final de toda la partida.
- Se debe también incluir en los costos reales por cada proceso, que se hayan dado por mano de obra (esta información puede ser obtenida a travez de formatos y con apoyo del controlador de equipos).
- Una vez obtenidos los costos reales también debe obtenerse la producción semanal (se entiende como producción al avance en unidades de la ejecución de la actividad).
- Se tendrá que comparar el costo unitario real con el Costo unitario meta (que es el del presupuesto aprobado).
- Se comparará la cantidad de hm programadas vs. trabajados y en taller de mantenimiento donde se tendrán los siguientes indicadores:
4.3 DETALLE DE UTILIZACIÓN DE EQUIPOS
Se debe de llevar al detalle el control de la utilización de los equipos que es responsabilidad de un ingeniero (preferentemente Ingeniero Civil y/o Mecánico) encargado del análisis de la información y la elaboración de los Reportes Semanales que sirva para corregir desviaciones como mal uso de equipos, equipos con demasiado stand by por fallas mecánicas, disponibilidad mecánica de los equipos.
Se debe de llevar al detalle el control de la utilización de los equipos que es responsabilidad de un ingeniero (preferentemente Ingeniero Civil y/o Mecánico) encargado del análisis de la información y la elaboración de los Reportes Semanales que sirva para corregir desviaciones como mal uso de equipos, equipos con demasiado stand by por fallas mecánicas, disponibilidad mecánica de los equipos.
De esta manera se tendrá una adecuada comparación de
los proveedores de alquiler de equipos que sirva para futuras selecciones.
