PS- MODULO DE PROYECTOS DEL SISTEMA ERP SAP

INTRODUCCION

Actualmente en el mercado existen diversos software para la gestión de los proyectos (Microsoft Project, Primavera P6 entre los mas solicitados y utilizados), personalmente he trabajado con varios software de gestión de proyectos y todos son muy buenos en los que es que respecta a las áreas de conocimiento especificos de la Gestión de proyectos como: Alcance, tiempo y  costos, excelentes durante la etapa de planificación y para el seguimiento y control del proyecto

No trato de recomendar el módulo de proyectos del SAP (PS) como reemplazo a los otros software de gestión de proyectos, solo intento explicar las ventajas del módulo PS, sobretodo para las empresas que ya utilizan el sistema ERP SAP para la gestión de todas las áreas empresariales de la corporación, creo que aquí está la fortaleza del módulo PS en la oportunidad de mejorar la Gestión de Integración y Adquisiciones del proyecto, ya que como conoceran los usuarios del sistema SAP, este es un poderoso ERP para integrar todas las áreas empresariales.

Durante mi experiencia, el módulo PS del SAP ha facilitado mis funciones y ha sido de una utilidad extraordinaria sobre todo durante la ejecución de los proyectos, sobre todo recomendable para las áreas de proyectos de las corporaciones que tienen que gestionar no solo un proyecto en particular sino todo una cartera de proyectos.

A continuación detallaré (espero que sea una lectura amena) las ventajas de usar el módulo, considero que es mejor explicarlo con problemas suscitados regularmente en una oficina de proyectos (PMO).

VENTAJAS

El PS-SAP del SAP posee una interfaz muy similar a otros software de gestión en lo que se refiere a creación del cronograma del proyecto, se puede inclusive planificar costos, control del cronograma del proyecto, obtener la Curva S del proyecto. Como mencione antes, la ventaja del módulo PS del sistema ERP SAP está en la integración que se tiene al interactuar con otras áreas empresariales de la corporación, entre las ventajas tenemos:

• Codificar y estructurar los proyectos.- Según el PMBOK la agrupación de los proyectos que tienen un objetivo similar (y por lo tanto también son de alcance similar) son denominados como programa. En una corporación (como el caso de las Mineras por ejemplo), el área de proyectos (PMO) administra un portafolio de proyectos que tienen distintos objetivos (por ejemplo la construcción de una presa de relaves, la construcción de Campamentos mineros, la Ampliación de una Planta Concentradora, la construcción de vias de acceso, construcción de sistemas de bombeo en interior mina, Hidroeléctricas, subestaciones eléctricas, etc.). El módulo PS-SAP ayuda lograr la agrupación de los proyectos según objetivos comunes (programas) esto se logra con la codificación del proyecto (por ejemplo agrupamos a todos los proyectos de Interior Mina y que sean del subgrupo de infraestructura para que sus códigos empiecen con las letras "MI"), incluso se puede ir mas allá y estructurar los proyectos similares con un WBS (Work Breakdown Structure) o EDT estándar. Todo proyecto es único pero se puede estandarizar su estructura de Descomposición de trabajo, esto es de mucha ayuda al momento de la planificación de un proyecto porque se puede tener la información histórica de proyectos que se han ejecutado en el pasado y que son de alcance similar.

• Gestión de adquisiciones del proyecto.- El módulo PS-SAP posee una interface muy amigable para la gestión de adquisiciones tanto de suministros, activos y servicios, desde una plataforma se puede realizar las solicitudes de pedido (solped), registrar valorizaciones de un contrato, ver los contratos adjudicados a un proyecto y cuanto se ha tenido de avance ejecutado, ver las ordenes de compra de los suministros, activos y servicios menores especificos, etc.  El módulo PS esta completamente integrado a las otras áreas empresariales de forma que se puede hacer el seguimiento de las adquisiciones de forma dinámica y en tiempo real, se puede hasta saber si el contratista ha presentado la factura por el registro de una valorización, se puede saber si un material ya esta disponible en almacén, cuanto de este suministro se ha retirado del almacén, cuanto de un suministro para un proyecto está como inventario, etc (control de Stock de proyectos).

• Control de Disponibilidad.- En sistema posee un control de disponibilidad de gasto que quiere decir que no se podrá gastar mas de lo que se ha presupuestado en el proyecto, esto significa que el proyecto debe planificarse de manera detallada y estimar los costos con un mayor rigor. El Gerente de proyectos sabe que no puede gastar mas de lo que ha planificado.

• Control de Costos.- Se tiene acceso en tiempo real de los costos imputados al proyecto, de los costos reales (tanto gasto fijo y costo de inventario) y costos comprometidos (es decir que aún no representan un costo real al proyecto). Esta es una herramienta poderosa pues muchos costos reales del proyecto no han sido imputados por el área encargada de administrar el proyecto (PMO), muchos costos provienen de otras áreas como Recursos Humanos (Costo de planilla por el personal supervisor), Logística (salidas de materiales de almacén), Finanzas (gastos financieros del proyecto), etc. Un buen Director de proyectos debe conocer si los costos imputados desde otras áreas realmente son parte del proyecto y han sido planificados y Presupuestados, de lo contrario se trendrá problemas para el financiamiento del proyecto durante la etapa de ejecución del mismo.

• Liquidación hacia activos.- Para la mayor parte de los proyectos de infraestructura, el resultado final del proyecto es un activo fijo para la organización (por ejemplo una nueva Planta de Concentrados, un nuevo almacén etc.). A travez del módulo PS se puede orientadar las normas de liquidación para que se liquiden contra activos fijos y estos puedan ser adecuadamente controlados en el módulo AM del SAP.